¿Por qué utilizar un software de gestión documental en tu fábrica? ¿Es importante la centralización de documentos en una empresa de fabricación de muebles o colchones? El almacenamiento, gestión y tratamiento de los datos en una planta de producción es de gran importancia, no sólo para facilitar la gestión de la producción, sino también todos los documentos asociados a cada pedido, tarea o producto.
Las empresas necesitan disponer de soluciones ERP que les permitan ahorrar papel y facilitar la comunicación interna, así como la organización y almacenamiento de la información. En este artículo te mostraremos las ventajas de usar una solución de gestión documental en tu fábrica.
Los beneficios de usar una herramienta de gestión documental
Una fábrica en el sector del mueble, el tapizado o el descanso puede requerir el almacenamiento de gran variedad de documentos: facturas, albaranes, contratos, catálogos, instrucciones de montaje de productos…
Toda esta información muchas veces se genera con programas de ofimática tradicionales, pero no se centraliza ni se estandariza la creación, almacenamiento y tratamiento de los documentos. En este sentido, la centralización de documentos en una solución de gestión documental puede tener grandes ventajas.
- Reducción de los costes de papel: con una buena herramienta de gestión, los datos estarán clasificados y ordenados en el software empresarial, y no se requerirá imprimir los documentos para entregarlos a la persona adecuada. Esto implica una reducción de los costes.
- Creación de documentos asociados a productos: podemos asociar documentos a clientes o productos según nuestras necesidades. Por ejemplo, la documentación de montaje o garantía de un producto fabricado puede estar disponible para imprimir cuando se necesite.
- Mejor comunicación interna: la comunicación es más ágil entre el área de fábrica y el área de comercialización, ya que se dispone de una herramienta común donde queda constancia de cualquier operación, sea una orden de producción o una factura a un cliente.
- Se facilita el flujo de documentos: en numerosas ocasiones, los documentos deben pasar por diferentes manos o departamentos. Utilizar una herramienta que ayude en la gestión del flujo de documentos sería de gran ayuda para agilizar los procesos internos.
- Seguridad de los datos: muchas veces la falta de un tratamiento adecuado de los datos puede generar problemas de seguridad. Es más adecuado la centralización y estandarización de los datos en una sola herramienta, ya que de este modo se lleva control de los canales de comunicación y consulta de la información. Sólo los usuarios con permisos adecuados pueden visualizar documentos.
La importancia de centralizar la gestión de los datos
Tu fábrica genera datos y documentos de manera continua, tanto en el área de producción como en la comercialización de productos. Necesitas una herramienta que te permita poner orden en la gestión de los datos: almacenarlos, clasificarlos y organizarlos de manera adecuada para facilitar el flujo de trabajo entre administradores, operarios, directores de planta y profesionales en cada departamento. Un software ERP específico para el sector del mueble como SimGest puede ayudarte a lograr este objetivo. La gestión documental adecuada es esencial para puedas llevar a cabo la transformación digital de tu negocio y mejorar tu productividad. Descubre más en nuestra web.