Las mercancías o existencias de una empresa son una de las partes más sensibles del proceso logístico. Independientemente del proceso comercial, para que tus clientes estén satisfechos y pueda producirse una venta el producto tiene que llegar a su destino. De ahí la importancia del concepto de expedición de mercancías.
¿En qué consiste la expedición de mercancías y cómo gestionarla en tu fábrica? ¿Cuáles son las fases que hay que tener en cuenta para que todo funcione correctamente? En este post te lo explicamos.
Expedición de mercancías: qué es y para qué sirve
Una de las principales funciones de la expedición de mercancías es el envío de los productos solicitados por el cliente. Es esencial que los productos salgan del almacén en el tiempo y forma adecuados para el cliente.
Existen varias fases que son necesarias para llevar a cabo el proceso de expedición de mercancías. Es vital que las empresas puedan mejorar la eficiencia de sus procesos para poder hacerlo de la manera más rápida y profesional, sin errores que puedan dar lugar a un aumento de los costes o a la insatisfacción del cliente.
Principales fases del proceso de expedición de mercancías
La expedición de mercancías debe obedecer a una planificación, donde se tienen que llevar a cabo una serie de fases.
1. Gestión del pedido
En la parte de gestión de los pedidos es necesario confirmar los distintos pedidos y tener el control de cuáles se van a enviar ese día, en qué orden, qué transportistas van a llevarlos a cabos, cuáles serán las franjas horarias en que se hará la recogida de la mercancía, desde qué lugares y qué espacio será necesario para el almacenaje.
2. Ordenación de las mercancías
Se trata de una parte del proceso de expedición que también se conoce como picking o preparación del pedido. Se trata de combinar y agrupar mercancías de distintas zonas del almacén para llevar a cabo su expedición. Esto en gran parte dependerá del proceso de recogida. Es importante no llevarlo a cabo de forma desordenada, ya que se corre el riesgo de tener mercancías que se tienen que expedir, pero mantenerlas paradas por estar esperando a otras.
3. Comprobar documentación y preparar el envío
Antes de proceder a una expedición de mercancías, se lleva a cabo una comprobación de los documentos asociados a cada pedido. Por ejemplo, los albaranes y notas de entrega, hoja de ruta para el transportista, cartas de portes, etc. Hay que revisar que todos los productos solicitados se encuentran en el paquete.
Además, hay que analizar el peso y volumen de cada pedido, etiquetarlos y embalar los pedidos en cajas o palets, con su precinto y enfardado. Este es el caso de muchos muebles en kit, pero dependiendo del volumen, cada producto tiene sus propias características en el proceso de acondicionamiento.
4. Cargar las mercancías
El último paso del proceso de expedición es trasladar los pedidos al transporte correspondiente, generalmente un camión. Hay que comprobar que el transporte es el correcto para ese pedido, tanto en lo que respecta a las condiciones como a la dirección. Deben colocarse las mercancías de manera que se pueda garantizar el máximo equilibrio y orden dentro del camión, además de cumplir con los límites de peso que marca la legalidad. Los transportistas deben tener también la documentación para firmarla. Finalmente los operarios llevarán a cabo el proceso de carga y descarga en el destino de envío.
Soluciones como Simgest, el ERP para el sector del mueble y el descanso, incluyen extensiones ERP para la gestión de mercancías, picking, logística y control de gastos de viaje. Descubre las ventajas de trabajar con nuestro software de gestión empresarial para mejorar la gestión de la expedición de mercancías.
Para garantizar que el proceso de expedición de mercancías sea eficiente y sin errores, es crucial contar con una gestión adecuada de cada fase: desde la gestión del pedido hasta la carga de las mercancías. Mejorar la logística y reducir costes operativos es clave para la satisfacción del cliente y el éxito de tu negocio. Si necesitas optimizar tus procesos de expedición y logística, contáctanos y descubre cómo nuestro ERP puede ayudarte a gestionar de manera eficiente la expedición de mercancías en tu empresa.