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El mundo cambia cada vez más rápido. Las nuevas tecnologías han traído consigo una serie de cambios, transando distintos ámbitos de nuestra vida, como por ejemplo, nuestra forma de trabajar. Así, términos como la oficina virtual que al principio eran desconocidos y que hace unos años parecían ser remotos, ahora se han convertido en la opción ideal para muchas empresas.

A raíz de la pandemia, los negocios han tratando adaptarse a las nuevas circunstancias, buscando para ello, distintas formas de reinventarse y mantener su actividad a lo largo del confinamiento. La flexibilidad y la tranquilidad que aporta el hecho de poder llevar a cabo nuestras tareas desde cualquier lugar es sin duda uno de los aspectos que las empresas encuentran más atractivo del trabajo remoto. Y es también una de las ventajas más destacables de la oficina virtual.

Sin embargo, a pesar de que esta nueva figura se está convirtiendo en la favorita de muchas empresas, también es cierto que no todos conocen cuáles son sus principales características y, especialmente, sus ventajas. Por eso, hoy te hemos preparado un artículo en el que te explicamos todo lo que necesitas saber acerca de la oficina virtual. ¡No te lo pierdas!

¿Qué es la oficina virtual?

Antes de definir otros aspectos, es importante conocer a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de una oficina virtual. Podríamos definirlo como un espacio virtual en el que se llevan a cabo las actividades propias de cualquier negocio. La diferencia es que cuenta con una serie de equipos y servicios que funcionan a través de Internet y permiten el trabajo a distancia. 

Así, no importa si los trabajadores se encuentran en lo que conocemos tradicionalmente como oficina, en su propia casa o viajando alrededor del mundo. Lo importante es que estarán conectados en todo momento, tanto al resto del equipo como a los clientes. 

Las oficinas virtuales, además de su funcionamiento a través de la red, cuentan con una característica particular. Y es que permite ubicar nuestro negocio en cualquier lugar del mundo sin necesidad de contar con un espacio físico en esa localización. Esta forma de trabajo, contando con las herramientas adecuadas, puede traer un gran número de ventajas.

Ventajas de la oficina virtual

Aunque cada empresa es diferente y tiene distintas necesidades, podríamos decir que la oficina virtual encaja a la perfección con cualquier tipo de empresa, independientemente de cómo desarrolle su actividad. En este sentido, no importa si eres un autónomo, una PYME o una empresa internacional. Todas ellas obtendrán los mismos beneficios, los cuales son:

  • Reducción de costes: la primera y más evidente ventaja es la disminución de los gastos asociados a la actividad laboral. Además de ahorrar en desplazamiento (ya que es posible trabajar desde casa o desde cualquier lugar en el que nos encontremos), en una oficina virtual no es necesario invertir en una infraestructura ni en instalaciones específicas. En la mayoría de ocasiones, bastará con lo que tengamos más cerca en ese momento (a no ser que debamos realizar una tarea concreta que requiera de unas herramientas específicas). Por poner un ejemplo, uno de los sistemas más utilizados en esta forma de trabajo son las centralitas virtuales. Aunque existen distintos tipos y algunas requieren de la descarga de softwares adicionales, aquellas que funcionan a través de la tecnología WebRTC permiten atender nuestras llamadas y mensajes desde cualquier lugar. Simplemente necesitamos un dispositivo (ordenador, móvil o tablet) con el que acceder a un navegador para comenzar a gestionar nuestras comunicaciones, algo de lo que todo el mundo dispone hoy en día. 
  • Mejora la imagen de la empresa: existen muchas empresas que, especialmente a raíz de la pandemia, han decidido desarrollar su actividad desde casa. A ojos del consumidor, e incluso de los proveedores, no es lo mismo hablar con una empresa situada en un barrio residencial a las afueras de la ciudad que en una que se encuentra en el corazón de la misma. Por eso, muchos negocios optan por encontrar un domicilio en una ubicación prestigiosa, independientemente de que trabajen desde allí o no. Además, proporcionaremos confianza a nuestros clientes.
  • No tiene fronteras: las oficinas virtuales permiten la expansión hacia nuevos mercados y países. Ya no es necesario contar con una sede en cada país donde se opera. De esta manera, no importa dónde se encuentren nuestros clientes, e incluso los trabajadores. Nadie percibirá que te encuentras en otro lugar. Ahora bien, para que esto sea una verdadera ventaja y no un inconveniente, es fundamental mantener una buena comunicación, tanto interna como externa, utilizando herramientas como la centralita virtual que mencionamos anteriormente, pues cuentan con funcionalidades como chat interno, la posibilidad de realizar videoconferencias… 
  • No perderás ningún cliente: existen negocios en los que hay una necesidad de desplazamiento constante. En estos casos, uno de los grandes temores de los empresarios es que la atención al cliente no sea correcta o que se pierda el contacto con el cliente. Por suerte, existen herramientas de telefonía virtual que nos permiten estar conectados permanentemente con nuestros clientes, e incluso con el resto de miembros del equipo.

Como habrás podido comprobar, una oficina virtual convertirá tu negocio en un espacio eficiente y productivo. Hoy en día, las empresas buscan encontrar formas de trabajo flexibles que les permitan atender a sus clientes en cualquier momento y en cualquier lugar. Contar con lo último en tecnología y estar al tanto de las tendencias actuales es fundamental para alcanzar el éxito.

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