Una de las tareas de final de año en muchas empresas es hacer inventario. Hacer un recuento de las existencias nos permite evitar errores contables, evaluar el estado de nuestras unidades y verificar la integridad de nuestro stock.
Si bien cada vez se recomienda no dejar esta tarea para el último momento, sino hacer un inventario de existencias de manera periódica (trimestral o mensualmente), cuando los procedimientos son puramente manuales se pueden producir muchos fallos que se podrían evitar con un buen sistema de identificación y localización de productos con tecnología RFID.
Fallos típicos a la hora de hacer el recuento de existencias
Un recuento de existencias puede convertirse en un trabajo titánico en función del tamaño y volumen del stock de tu empresa. Veamos algunos errores típicos que se pueden producir.
No tener capacidad para hacer un recuento eficiente
Tienes un stock enorme y el proceso para contar las existencias es puramente manual. Si además no tienes capacidad operativa para realizarlo en poco tiempo, como es lógico al final de año vendrán las prisas, el estrés y las preocupaciones de hacer inventario.
Gran parte de este problema se puede solucionar con la combinación de drones auto-guiados y sistemas RFID, lo que te permitiría hacer un conteo de todas las unidades de tu almacén en menos tiempo.
Utilizar un sistema inadecuado para localizar productos
Hay diferentes sistemas para identificar unidades de producto. Códigos QR, sistemas RFID, etiquetas, código de barras… El peor modelo de todos es el conteo manual, que depende en gran parte del factor humano.
Las personas cometemos errores y es muy lógico que al hacer inventario puedas equivocarte si no usas un sistema eficiente para identificar y localizar productos. Por ejemplo, identificar los productos de mayor tamaño puede ser misión imposible si no utilizas un sistema RFID, lo que permite capturar las etiquetas RFID sin necesidad de tener contacto visual con el código de barras o etiqueta.
No controlar las variaciones entre la fecha de recuento y el registro de existencias
Lo normal es que el 31 de diciembre sea el día clave para tener una visión lo más fidedigna posible al cierre del ejercicio. Pero, como es lógico, en muchas empresas del sector del mueble o el descanso no pueden realizar el inventario de existencias en este día y tienen que hacerlo con tiempo de antelación.
Eso significa que entre la fecha del recuento y el último día de cierre del ejercicio se producirán variaciones, debido a las ventas que se hagan durante esos días o semanas. El conteo de estos datos suele ser una fuente de errores y confusiones, cuando no disponemos de una herramienta de gestión sistematizada y adaptada a nuestras necesidades.
Identificar correctamente las unidades defectuosas
Otro error bastante común al hacer inventario es contabilizar como existencias unidades que están estropeadas y no son aptas para la venta.
Estas unidades pueden haberse estropeado por las malas condiciones del almacén, de manera accidental en el punto de venta o cualquier otro motivo. Es indispensable que tu empresa disponga de sistemas de control de la calidad y de la trazabilidad de producto para que puedas seguir unos procedimientos y controles que te permitan hacer un inventario correcto.
Te animamos a que cada año mejores tus procedimientos para hacer inventario en menos tiempo. Los errores al hacer el inventario de fin de año se suelen pagar caros. Lo ideal es que aproveches la tecnología que en Grupo SIM ponemos a tu disposición para que tengas todos tus datos conectados entre sí y el inventario físico pueda hacerse de manera más rápida y fiable.