Sin lugar a duda, asignar tareas es imprescindible para que haya una buena organización en la empresa. Utilizar herramientas tecnológicas nos facilita agilizar los procesos y evitar que se produzcan retrasos, olvidos o errores de coordinación entre los miembros del equipo. Lo ideal es que cualquier asignación quede siempre por escrito, con fecha de inicio de la tarea y de finalización.
En una fábrica de muebles o tapizado, la asignación de tareas es fundamental en todos los departamentos. Si dispones de un módulo ERP adecuado para la gestión de tareas, te servirá como una herramienta de comunicación interna muy eficaz.
¿Qué tener en cuenta para la asignación de tareas?
Uno de los principios de la productividad es la planificación de tareas. Si no planificamos, es imposible tratar de lograr unos objetivos a corto, medio o largo plazo.
En una organización tienes además el añadido de que, como jefe de un equipo de ventas o de un departamento, necesitas además planificar las tareas de diversos empleados.
El flujo de tareas en una empresa de mobiliario puede ser constante: gestionar pedidos, hablar con proveedores, contactar con clientes… Las tareas van en aumento día a día y si no dispones de un sistema para asignarlas a la persona adecuada, el trabajo se acumula y el descontento aumenta.
Costes derivados de una mala gestión de tareas
Una mala gestión de tareas pueden comportar diversos problemas para tu empresa.
- Costes económicos: al no asignar las tareas correctamente, no controlamos el trabajo por hora de nuestros empleados. En consecuencia, es posible que no estemos cumpliendo los niveles de productividad necesarios para obtener rentabilidad.
- Costes para tu marca: cuando la coordinación no es buena en tus equipos de trabajo, clientes y proveedores aumentan su descontento. Esto afecta negativamente a tu marca, que percibirá que tu empresa tiene una gestión deficiente.
- Costes para tu organización: ten en cuenta que el clima laboral se resiente cuando la planificación de tareas es confusa o errónea. Los empleados pueden disputarse tareas o echarse mutuamente las culpas de no haber abordado alguna función asignada.
¿Cómo asignar tareas eficazmente a tus trabajadores?
Para empezar, tiene que haber una adecuada división del trabajo dentro de cada departamento. Además de haber perfiles polivalentes, hay que tratar de definir al máximo las tareas rutinarias y combinarlas con las tareas eventuales.
Teniendo en cuenta que los imprevistos van a existir siempre, debemos tener un sistema para abordarlos y poder asignar tareas a empleados en función de su disponibilidad.
Controlar la asignación de tareas desde tu sistema ERP te permitirá facilitar el trabajo de tus empleados. Además no demorarás tareas indefinidamente y podrás distinguir entre las tareas urgentes y prioritarias y las tareas que deben llevarse a largo plazo. Los empleados podrán consultar así cada día su agenda, de manera que no se pierda tiempo con la planificación y la priorización de tareas.
A través de un sistema ERP vertical para empresas del sector mobiliario, descanso y tapizado, podrás organizar eficazmente la asignación de tareas en tus empleados. Descubre las ventajas de utilizar SimGest en tu negocio.