Una de las tareas que tienen que hacer las empresas cuando se aproxima el final de año es el cierre contable. Ésta es una tarea que suele hacer el Departamento de Contabilidad, junto con el cierre del año fiscal, lo que es imprescindible para poder presentar los modelos anuales correspondientes ante la Agencia Tributaria.
En este post vamos a explicarte en qué consiste el cierre contable, cómo puedes hacerlo y en qué medida un software de contabilidad puede ayudarte a realizar este trabajo.
Primero de todo, ¿qué es el cierre contable de la empresa?
El cierre del ejercicio contable consiste en el cierre de las cuentas de la empresa durante un ejercicio (el año). Esas cuentas corresponden a las cuentas de ingresos, gastos, costes de ventas y costes de producción. Este informe nos muestra el estado de la empresa para enviar la información a la administración correspondiente.
Una vez hecho el cierre contable, las cuentas se colocan en la parte respectiva del balance de situación, sea el activo, el pasivo o el patrimonio neto. Cuando el resultado es positivo, aumentará el patrimonio de la empresa, mientras que si hay pérdidas, el patrimonio de la empresa decrece.
Esta tarea contable tiene una gran importancia, porque hay que realizar diversos controles y ajustes del ejercicio: depreciación de los activos disponibles, análisis de las facturas impagadas, variación de las existencias, etc.
Una vez que tengamos hechos los libros contables, hay que depositarlos en el Registro Mercantil dentro de un plazo, generalmente en el mes de abril del año siguiente, y es lo que se conoce como la legalización de los libros.
Claves para hacer el cierre del ejercicio contable en tu compañía
Hay una serie de elementos imprescindibles que hay que realizar para el cierre del ejercicio. En primer lugar, debemos comprobar que los datos reales de la empresa cuadran con los libros.
- Balance de comprobación
Tenemos que realizar el balance de sumas y saldos, que mostrará los saldos deudores y acreedores de la empresa durante el ejercicio. Es decir, cuánto dinero nos deben y cuánto dinero debemos en un período de tiempo.
- Revisión del cuadro de cuentas
El cuadro de cuentas es una lista de todos los elementos que debe incluir la contabilidad de la empresa. Hay que comprobar que no haya errores en cada una de las cuentas o grupos. Este cuadro de cuentas viene determinado por el Plan General Contable.
- Recuento de stock
Durante el año contable, se van consumiendo una serie de existencias. Pero las restantes que nadie ha comprado deben contabilizarse. Para averiguar este dato, hay que restar el stock actual a las compras que se han hecho durante el año. Además, debemos comprobar que el resultado coincide con las existencias reales para que no haya errores.
- Reclasificación de deudas
Antes de poder hacer el cierre contable, este paso es imprescindible. Aquí hay que tener en cuenta todas las deudas de la empresa que quedan pendientes de cobrar y todas las deudas que debemos, pero que pagaremos o cobraremos en el próximo año.
- Regularización de ingresos y gastos
Hablamos de la cuenta de pérdidas y ganancias. Hay que calcular la diferencia entre los ingresos y los gastos del año, de acuerdo con el Plan General Contable. Asimismo, hay que regularizar las cuentas del Patrimonio Neto, así como los Ingresos y los Gastos Imputados al Patrimonio Neto.
- Amortizaciones
Las empresas disponen de unos bienes de inmovilizado que se van desgastando por el uso. Eso afecta al valor, lo que también debe quedar reflejado en el cierre contable de la compañía.
- Cierre de libros contables
Por último, una vez que se hayan realizado todas las comprobaciones, podemos cerrar los libros contables de la compañía, en especial el Libro de Inventario y Cuentas Anuales, que deberá contener el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de los cambios en el Patrimonio Neto, la memoria del ejercicio y el estado de flujos de caja.
Conclusión
Para realizar un buen cierre del ejercicio, es imprescindible utilizar un buen software de gestión y contabilidad que nos permita automatizar, estandarizar y racionalizar los procesos de trabajo.
Esto nos permitirá reducir errores, agilizar las tareas y evitar riesgos de introducir fallos que puedan afectar a nuestras cuentas anuales, así como para tener una panorámica más precisa, completa y fidedigna del negocio.