Los gastos de viaje constituyen todos aquellos costes relacionados con los desplazamientos que se llevan a cabo en tu empresa y relacionados con tu actividad. Eso incluye el transporte de las mercancías entre tus almacenes y los puntos de venta, o las entregas a los clientes, en caso de que lo lleves a cabo internamente. También cualquier gasto de desplazamiento y dietas relacionado con presencia en ferias y congresos o eventos relacionados con tu sector.
La gestión de los gastos de viaje y desplazamiento en tu empresa del sector del mueble es una cuestión de gran relevancia. Tener una herramienta ERP que incluye funcionalidades para el control de los gastos es de gran importancia para mantener los costes bajo control. A continuación te mostramos algunas claves para una gestión eficaz de los gastos de viaje.
Claves para la gestión de los gastos de viaje
¿Quieres tener un mayor control de los gastos de viaje, dietas y desplazamientos en tu empresa? Presta atención a estos consejos que te damos.
1. Utiliza una herramienta de software de gastos de viaje
Lo ideal es que puedas disponer de un programa de gastos de viaje, o mejor todavía, una extensión integrada dentro de tu ERP, como te permite hacer Simgest.
Hay muchas empresas que llevan el control de los gastos en una hoja de Excel, pero no es ni mucho menos lo más conveniente, y puede dar lugar a muchos errores e inexactitudes, además de que es un proceso manual.
2. Digitaliza los documentos asociados a cada gasto
Los gastos de viaje requieren el justificante para poder desgravarlos y tener un control de los costes. Lo ideal es que esto se haga en digital, y que los empleados puedan enviar adjunta todos los tickets y facturas relacionados con el viaje.
3. Controla todos los tipos de gasto
Ten en cuenta los gastos derivados de los vehículos y la gasolina, así como las dietas y todo los aspectos relacionados con cada desplazamiento.
4. Aprueba o rechaza las solicitudes de gasto
Con una herramienta de software de control del gasto podrás aprobar o rechazar las solicitudes de gasto que se te envíen de antemano, de manera que no tengas que asumir gastos que no te corresponden, o no se ajusten a la política de gastos de viaje de la empresa.
5. Crea una política de gastos de viaje
Aunque existe un máximo legal de gastos de viaje que marca la ley y que es necesario para poder desgravar dichos gastos, tu empresa debe tener su propia política y protocolo de control de gastos.
6. Evita que los gastos de viaje se disparen
Los gastos de la empresa deben mantenerse dentro de la racionalidad, de manera que puedas evaluar el retorno de la inversión que estás realizando.
7. Mejora la planificación de las rutas de viaje
Muchos gastos de viaje se podrían optimizar si llevaras un mejor control de las rutas que utilizan los vehículos de tu empresa para llegar a su destino. Esto te permitiría hacer un uso más racional de la gasolina, lo que no sólo te ayudaría a ahorrar gastos, sino a tener una política de empresa más respetuosa con el medio ambiente y reducir las emisiones de CO2.
8. Evita el uso del papel en la gestión documental
Gestionar los gastos de viaje en papel puede ser un gran inconveniente. Los documentos se pueden perder o traspapelar fácilmente. Además es poco ágil trabajar de esta forma, porque obligas a las distintas partes a trabajar de forma manual, lo que reduce la productividad de tu equipo.
9. Optimiza los gastos para mejorar la logística
Unos gastos de empresa elevados pueden ser un indicador de que la gestión logística en tu empresa no está funcionando correctamente. Utiliza soluciones para el control de tu flota de vehículos y los procesos de transporte de mercancías para optimizar los gastos.
10. Mejora la comunicación entre departamentos
Un buen control de gastos de viaje supone involucrar a diferentes departamentos. Logística, Finanzas, Contabilidad… las diferentes áreas de tu empresa necesitan poder acceder a la misma información para asegurar que haya una buena comunicación.
Te invitamos a poner en marcha la extensión sim. Gastos de Viaje en tu software ERP Simgest y empezar a controlar los gastos de tus desplazamientos de forma ágil y eficaz.