Los errores de proceso pueden estar presentes en el día a día de muchas empresas. Todos los profesionales en el área administrativa de un negocio deben seguir unos procedimientos para poder trabajar eficazmente. Por ejemplo, es necesario procesar las facturas de proveedores en el tiempo y forma conveniente para que el Departamento de Contabilidad pueda tenerlas en cuenta dentro de los plazos que marca la administración tributaria.
El funcionamiento de una empresa depende en gran parte de la estandarización y simplicidad de sus procesos. Cuanto más complejos son, mayores son las posibilidades de que se produzca un error humano. Hoy día disponer de un software ERP es esencial para organizar y gestionar eficazmente los procesos administrativos y evitar errores.
Claves para evitar errores de proceso en la gestión empresarial
Un error administrativo suele ser casi siempre causado por un descuido o fallo por parte del empleado. Lo peor es que puede tener consecuencias económicas para la empresa, por lo que es vital saber prevenirlos. Veamos algunas claves para evitar que estos se produzcan.
1. Aumenta la automatización de procesos
La gestión administrativa puede ser muy compleja si existe un alto grado de tareas manuales. Por ejemplo, procesar las facturas o llevar la gestión de almacén en programas de ofimática da casi siempre como resultado errores de inventario, desajustes en la contabilidad y una gran cantidad de trabajo para tu equipo, que ha de comprobar constantemente los datos para evitar errores.
Cuando se apuesta por la automatización a través de un ERP, los procesos se realizan a través de un programa informático de manera simple y ágil. Hay muy pocas posibilidades de que por un error al escribir una cifra se haga mal el cálculo del IVA, o cuestiones similares.
2. Reducir el tiempo de las tareas administrativas
En el mundo de la empresa, los procesos más cortos son los más eficientes. En cambio, aquellos que llevan una mayor duración y comportan el trabajo de mayor número de personas son paradójicamente los que más errores humanos pueden generar.
Muchos errores administrativos en la gestión de pedidos pueden proceder de una mala identificación de los artículos. Esto podría solucionarse con etiquetas RFID, que permiten detectar los artículos de forma fácil y rápida, así como contener la información más relevante sobre el producto.
3. Elimina procesos ineficientes
Los procesos administrativos son necesarios para que los responsables de cada área sepan qué tienen que hacer y cómo. Pero en todas las empresas pueden existir procesos ineficientes, que no aportan valor a la empresa ni al cliente, y que no es ni siquiera necesario automatizar, ya que no tienen sentido para la organización.
Detectar estos procesos ineficientes que están lastrando la productividad de tu equipo es clave para evitar errores. Cuando se aborda la digitalización de la empresa y se automatizan diversas áreas, hay procesos que dejan de ser necesarios.
Por ejemplo, elaborar informes de ventas manuales, o enviar la información de los pedidos manualmente al área de producción, ya que si introduces los datos en tu ERP, cada área que se vea afectada (atención comercial, producción, almacén, logística…) seguirá el procedimiento de forma estandarizada y evitando funciones que puedan reducir la productividad.
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