La factura electrónica se está convirtiendo en el nuevo estándar de facturación, y pronto sustituirá por completo a las tradicionales facturas en papel. Y es que este sistema no solo mejora la eficiencia y sostenibilidad de los procesos administrativos, sino que también ayuda a combatir el fraude fiscal.
Si te estás preguntando qué es la factura electrónica, cuándo es obligatoria o cómo implementarla, desde Simgest ERP te contamos todo lo que necesitas saber. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento oficial emitido y recibido en formato digital que cumple con los mismos requisitos legales y fiscales que las facturas tradicionales en papel. En cambio, este formato de factura se caracteriza por ser generada y firmada electrónicamente, garantizando su autenticidad, integridad y legibilidad.
Elementos de la factura electrónica
Además de qué es la factura electrónica, es posible que te preguntes qué datos deben incluirse en ellas. Pues bien, las facturas electrónicas deben tratar los mismos datos que las facturas tradicionales, siendo estos:
- Número de factura y serie (si aplica).
- Datos del emisor y del receptor (nombre, razón social, NIF).
- Fecha de emisión y, si corresponde, fecha del servicio prestado.
- Concepto o descripción de la operación.
- Base imponible, tipo impositivo e impuestos aplicables.
- Total tras impuestos y descuentos.
Características clave de la factura electrónica
En cuanto a sus características clave, es fundamental que la factura electrónica respete tres requisitos básicos: legibilidad, autenticidad del origen e integridad del contenido.
Por un lado, la legibilidad asegura que el documento sea fácilmente comprensible para todas las partes involucradas, facilitando la revisión y verificación de los datos. Por otro lado, la autenticidad del origen garantiza que la factura realmente proviene del emisor declarado, aportando confianza y seguridad en las transacciones comerciales. Por último, la integridad del contenido certifica que la información incluida en la factura no ha sido alterada desde su emisión, preservando la transparencia en las operaciones.
Estos tres requisitos pueden garantizarse gracias a herramientas como la firma electrónica basada en certificados reconocidos, asegurando tanto la autenticidad como la integridad del documento, o sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI), permitiendo una transmisión segura entre los sistemas de las partes involucradas.
Ventajas de la factura electrónica
Sin duda, la llegada de la factura electrónica viene acompañada de un gran número de ventajas tanto para empresas como para autónomos. Entre estos beneficios, desde Simgest ERP destacamos:
- Reducción de costes de impresión y almacenamiento.
- Eliminación de errores humanos.
- Acceso rápido y seguro a las facturas.
- Sostenibilidad: menor consumo de papel y transporte.
- Automatización de procesos administrativos.
- Mayor transparencia en las transacciones, combatiendo el fraude fiscal.
Factura electrónica: ¿Cuándo es obligatoria?
Lo cierto es que el interés en resolver qué es la factura electrónica empezó hace unos años ya que, en España, la factura electrónica ha sido obligatoria desde 2015, aunque en su momento era exclusivamente para las relaciones comerciales con la Administración Pública. Sin embargo, en 2023 se dieron importantes pasos hacia la ampliación de esta normativa, marcando el camino para que, a partir de 2025, su uso también sea obligatorio en las transacciones entre empresas.
Este cambio puede suponer un desafío, especialmente para pequeñas empresas y autónomos, quienes podrían experimentar un mayor número de dificultades a la hora de adoptar este nuevo sistema. Por ello, desde Simgest ERP te damos las claves para poder adaptarte a la perfección a este nuevo escenario:
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Sin duda, emitir facturas electrónicas es una tarea de lo más sencilla si cuentas con el software adecuado. Plataformas como Simgest ERP permiten generar, enviar y almacenar facturas electrónicas cumpliendo con todas las normativas vigentes. Además, nuestro software lleva incorporada la tecnología más avanzada para automatizar cada uno de los procesos de facturación y contabilidad.
Pasos para crear una factura electrónica
- Selecciona un software especializado que cumpla con el sistema Verifactu.
- Introduce los datos requeridos: emisor, receptor, concepto, impuestos y totales.
- Genera la factura en un formato compatible (normalmente FacturaE).
- Firma electrónicamente la factura para garantizar su validez legal.
- Envía la factura al destinatario mediante el sistema adecuado, como FACe para Administraciones Públicas.
Simgest ERP: Tu aliado perfecto para adaptarte a la factura electrónica
Simgest ERP destaca por ser una solución de software de gestión integral especialmente diseñada para sectores como el tapizado, descanso y mueble, donde se requiere un alto nivel de personalización. Este sistema informático abarca gestión, contabilidad y producción, ofreciendo una herramienta flexible y adaptable a las estrategias de expansión y adaptación de cada PYME a los nuevos mercados.
Entre muchos atributos, Simgest ERP se caracteriza por ser una herramienta multiempresa, multimoneda, multiejercicio, multiusuario y multidispositivo, ideal para gestionar todas las operaciones desde un único sistema.
Además, su capacidad para personalizar perfiles de usuarios, generar informes dinámicos y vincular con herramientas como Excel o Word permite una gestión ágil y práctica desde el primer día.
Funcionalidades destacadas de Simgest ERP
- Gestión avanzada de usuarios: Configura niveles de seguridad por usuario (acceso total, sólo lectura o sin acceso), personaliza teclas rápidas, y define qué usuarios pueden operar en cada empresa o ejercicio. Todo ello garantiza una administración segura y eficaz, adaptada a las necesidades del negocio.
- Módulo de correo electrónico integrado: Permite enviar correos electrónicos a clientes, proveedores o agentes directamente desde la aplicación, eliminando la necesidad de software adicional.
- Diseñador visual de documentos: Con una interfaz intuitiva, puedes crear y personalizar documentos con facilidad, simplemente arrastrando y soltando elementos.
- Gestión del conocimiento: Consulta de forma ágil toda la información relacionada con terceros: pedidos, estadísticas y estados de entrega, entre otros.
- Software factura electrónica: En el marco de la obligatoriedad de la factura electrónica para 2025, Simgest ERP se posiciona como una solución completa para facilitar esta transición. Su diseño flexible y modular te permite implementar el sistema de facturación electrónica sin inconvenientes, asegurando que tu empresa cumpla con las normativas y se beneficie de un proceso de facturación más eficiente.
- Soluciones específicas para cada sector: Con módulos específicos para los sectores de tapizado, descanso y mueble, Simgest ERP garantiza una adaptación total a las particularidades de cada industria.
La factura electrónica representa, sin duda, el futuro de la gestión empresarial. Y es que, es importante saber que el incumplimiento de la obligatoriedad de la factura electrónica puede conllevar sanciones de hasta 10.000 euros, según la Ley de Firma Electrónica, por lo que resulta fundamental adoptar este sistema para evitar penalizaciones y optimizar los procesos.
¿Necesitas asesoramiento profesional? En Simgest ERP estaremos encantados de proporcionarte toda la información que necesites. ¡Contacta con nosotros!
