El control de existencias en tiempo real se ha convertido en una necesidad estratégica para cualquier empresa que compra, vende, transforma o distribuye productos. Ya no se trata solo de saber cuántas unidades hay en el almacén: se trata de tener una visibilidad total y en tiempo real del inventario para tomar decisiones óptimas, reducir pérdidas, aumentar la rentabilidad y asegurar la satisfacción del cliente.
En el siguiente artículo te contamos cómo lograr un control de existencias en almacén efectivo, qué herramientas y metodologías aplicar, y qué errores evitar para alcanzar una gestión óptima. ¡Toma nota!
¿Qué es el control de existencias y por qué es crucial?
Entrando en detalle, el control de existencias responde al conjunto de procesos y herramientas que permiten registrar, monitorear y optimizar las entradas y salidas de productos en un almacén. Su correcta ejecución incide directamente en la cuenta de resultados de una empresa, ya que un mal control distorsiona el margen comercial y puede llevar incluso a pérdidas sin que la organización sea consciente de ello.
Para evitarlo, el control de existencias aplica desde la ficha de control de existencias, que permite conocer el historial de movimientos de cada artículo, hasta la implementación de sistemas de codificación por radiofrecuencia con un objetivo claro: conocer con precisión qué productos hay, dónde están y en qué cantidad, en cualquier momento.
Consecuencias de una gestión deficiente del stock
Como es de esperar, un mal control de existencias en almacén puede generar serias repercusiones para la operatividad y rentabilidad de una empresa. Entre los efectos más comunes se encuentran, por un lado, las roturas de stock, que impiden atender la demanda, o el exceso de inventario, que inmoviliza recursos y espacio. Ambos escenarios son igual de perjudiciales.
Por otro lado, la falta de rotación adecuada conlleva la obsolescencia de productos, lo que se traduce en pérdidas económicas directas, al igual que los hurtos, roturas no controladas o errores en el registro de movimientos. Además, estos fallos provocan desajustes contables y distorsiones en los márgenes comerciales, dificultando una visión real del rendimiento del negocio.
Además, la ineficiencia también se traslada al proceso de preparación de pedidos y a la calidad del servicio al cliente, afectando la reputación de la empresa.
¿Cómo lograr un control de existencias en tiempo real?
Aquellas organizaciones que no implementan un sistema de gestión y control de existencias, especialmente si dependen de métodos manuales, corren un alto riesgo de perder competitividad y rentabilidad a medida que crecen. En este sentido, implementar un sistema eficiente de control de existencias de almacén requiere un enfoque completo que abarque procesos, tecnología y capacitación del personal.
A continuación, desde Grupo SIM, te acercamos las claves para lograrlo:
1. Digitalización y software especializado
El primer paso es adoptar un sistema de gestión de inventarios que permita actualizar la información en tiempo real, automatizar tareas y emitir alertas ante desviaciones. Debe permitir:
- Registro automático de entradas y salidas.
- Cálculo del coste medio o FIFO/LIFO.
- Integración con ERP y sistemas de ventas.
- Gestión de ubicaciones múltiples y sub-almacenes.
2. Métodos de control de existencias
Aplicar métodos de control de existencias adecuados según la naturaleza del producto y el flujo de operaciones es vital. Los más comunes son:
- FIFO (First In, First Out): ideal para productos perecederos o de rotación rápida.
- LIFO (Last In, First Out): menos frecuente, usado en industrias específicas.
- Valoración por Precio Medio Ponderado: útil para productos homogéneos con variación de precios.
3. Inventarios físicos y rotativos
Aunque tengamos un sistema digital, la comprobación física periódica sigue siendo esencial. Existen tres formas principales:
- Inventario anual: tradicional, pero con el riesgo de detectar errores demasiado tarde.
- Inventario rotativo: recuento por secciones o categorías durante todo el año.
- Inventario continuo: posible solo con sistemas avanzados y automatización.
4. Ficha de control de existencias
Por último, una herramienta fundamental es la ficha de control de existencias, donde se reflejan las entradas, salidas, devoluciones, existencias actuales y el valor contable del stock. Puede ser digital o manual, pero debe estar siempre actualizada y ser auditada regularmente.
Control de existencias en almacenes automatizados
Sin duda, la automatización con tecnologías como códigos de barras, RFID, sensores IoT y sistemas de picking guiados por voz o luz está revolucionando el control de existencias en almacenes. Y es que, aunque la inversión inicial es alta, la reducción de errores, el aumento de la trazabilidad y la velocidad de las operaciones generan un retorno sustancial en el medio plazo.
La clave está en integrar personas, procesos y tecnología para lograr un sistema dinámico y en tiempo real que se adapte a la realidad y crecimiento de tu empresa. Un buen control de existencias no es una opción, es una necesidad para competir y ganar. ¿Necesitas asesoramiento profesional? ¡Contacta con nosotros!
